債権者への個別催告はメールでもよい？催告先リストと登記の添付書面を解説

個別催告とは｜債権者保護手続で、債権者一人ひとりに異議の機会を知らせる手続

個別催告は、減資や合併・会社分割などのときに会社が行う債権者保護手続の一部です。債権者保護手続は、減資や合併などに対して債権者が異議を述べる機会を設けるための手続で、主に次の2つからなります。

会社は、債権者が異議を述べることができる期間を1か月以上設ける必要があります。「知れている債権者」の考え方や、異議が出たときの対応、日程の組み方など、手続全体の流れは、債権者保護手続のコラムで解説しています。

減資の場合の根拠条文｜会社法449条2項

本記事では、減資を例に説明します（合併や会社分割については、よくあるご質問で触れています）。減資の個別催告は、次の条文に定められています。

条文の言葉では「各別の催告」ですが、実務では「個別催告」と呼ばれることが多く、本記事でもこの呼び方を使います。

なお、定款で定めた公告方法が日刊新聞紙または電子公告の会社は、官報に加えてその方法でも公告すれば、個別催告をしなくてよいと定められています（会社法449条3項）。一般に「ダブル公告」と呼ばれる方法です。会社の公告方法は、定款と登記事項証明書で確認できます。

登記に添付する書面｜催告書の控えと催告先リスト

減資の変更登記の申請書には、公告と催告をしたことを証する書面を添付します。根拠となる条文は次のとおりです。

催告をしたことを証する書面の作り方は条文に書かれていませんが、法務局の「商業・法人登記の申請書様式」にある資本金の額の減少の記載例では、催告書の控えの末尾に「上記のとおり債権者へ催告しました。」と書き、会社名と代表取締役を記載する形が示されています。債権者が多数で、催告書が同じ文面のときは、控え1通に債権者名簿を合わせてとじ、末尾に同じ記載をすれば足りるとされています。この債権者名簿は、実務では「催告書送付先名簿」や「催告先リスト」とも呼ばれます。本記事では、以下「催告先リスト」と呼びます。

債権者が多数の場合の書面は、たとえば次のような形になります。

メールで催告した場合も、登記に添付する書面は同じ形で準備できます。『商業・法人登記500問』のQ278は、メールで催告した場合でも、催告の内容を書面に表したもので差し支えなく、その書面に「Eメールにて催告します」などと書かれていても、見本（ひな形）として問題はないと説明しています。

登記に添付する書面と、会社で保存しておきたい記録は、分けて考えると整理しやすくなります。手続ごとの例は、次の表のとおりです。

※1 異議を述べた債権者がいない場合、法務局の記載例では、申請書に「異議を述べた債権者はない」と記載するとされています。

司法書士として実際に確認しているポイント

個別催告を実際に送るのは会社で、誰にいつ送ったかは、会社に確認していただくことになります。そのうえで当事務所では、たとえば次の点を、会社と一緒に確認することが多いです。

減資の登記のご依頼については、資金調達・資本政策の業務案内をご覧ください。

まとめ

1. メールやFAXでも個別催告できる会社法449条2項は、催告の方法を定めていません。ただし、会社は登記で催告したことを証明する必要があるため、記録が残る方法で送ります。
2. 登記には催告書の控えと催告先リスト法務局の記載例では、債権者が多数で催告書が同じ文面のとき、催告書の控えに債権者名簿（催告先リスト）をとじて、催告をしたことを証する書面とする形が示されています。
3. 催告先リストには住所も記載しておくと安全催告先リストに住所を書くかどうかについて、法令や法務局の記載例に定めはなく、住所は不要とする実務書の解説もあります。当事務所では、債権者を特定しやすくするため、住所も記載しておくほうが安全だと考えています。