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スケジューリングから招集手続、議事録作成、登記までお手伝いします
役員変更、資金調達、ストックオプションの発行、種類株式の導入、組織再編など、多くの登記手続は、その前提として株主総会や取締役会などによる決議を必要とします。登記申請に必要な書類だけを準備しても、決議機関、招集手続、決議要件が整理されていなければ、予定していた日に手続を進められないことがあります。
司法書士法人LSOでは、登記申請だけでなく、その前提となる会社の決議についても準備段階からお手伝いしています。会社のご要望と事業上のスケジュールをお伺いし、株主総会・取締役会等のスケジューリング、招集手続、必要書類の作成、議事録の整備、登記申請まで、会社法手続の流れに沿って対応いたします。
商業登記は、会社で行われた意思決定の結果を登記簿に反映する手続です。そのため、登記申請を適切に行うためには、申請書や添付書類だけでなく、その前提となる株主総会・取締役会等の決議についても確認する必要があります。
当事務所では、登記を軸としながら、次の事項を確認し、手続全体を整理いたします。
登記申請だけを切り離して考えるのではなく、会社の意思決定から登記完了までの一連の流れを見ながらお手伝いすることを大切にしています。
会社の状況、実現したい内容、希望日程をお伺いします。そのうえで、会社法、定款、株主構成、機関設計等を確認し、必要となる決議機関、招集手続、決議要件、必要書類、登記申請の要否、手続全体のスケジュールを整理いたします。
資金調達やストックオプションの発行など、投資家・VC・株主その他の関係者との日程調整を伴う場合には、予定する効力発生日や登記申請日も踏まえて準備を進めます。
会社法および定款を確認し、必要に応じて、株主総会・取締役会の招集通知、株主総会参考書類その他の議案説明資料、委任状、議決権行使書面、議事の進行案など、機関決議に必要となる書類の作成をお手伝いします。
決議事項の名称だけを記載するのではなく、株主が議案の内容を確認しやすいよう、必要に応じて議案説明資料の作成もサポートしています。招集通知の発送自体は、会社において書面やメール等により行っていただくことも可能です。
種類株式を発行している会社では、通常の株主総会や取締役会の決議だけでなく、種類株主総会の決議が必要となる場合があります。その要否は、種類株式を発行しているかどうかだけでなく、決議内容、定款の定め、各種類株主に生じる影響などを踏まえて確認する必要があります。
当事務所では、種類株主総会が必要となるか、どの種類の株主による決議が必要か、定款に種類株主総会を不要とする定めがあるか、招集手続や決議要件をどのように整理するか、登記申請にどの議事録が必要となるかを確認します。必要となる場合には、スケジュールの整理から議事録作成、登記申請までお手伝いします。
種類株主総会が必要となる場合や、定款によって決議を不要とすることができる範囲については、コラム「種類株主総会とは？必要となる場面・決議要件・手続を司法書士が解説」で詳しく解説しています。
会社法では、一定の要件を満たす場合には、実際に会議を開催することなく、株主総会または取締役会の決議があったものとみなされる制度があります。株主や取締役が複数の地域にいる場合や、資金調達等のスケジュール上、速やかに意思決定を行う必要がある場合に利用されることがあります。
当事務所では、会社の機関設計、定款、決議内容等を確認し、みなし決議を利用できるかを確認します。利用する場合には、必要に応じて提案書、同意書、確認書、株主総会議事録または取締役会議事録、登記に必要となる書類を作成します。
みなし決議を利用できるかは、株主総会と取締役会で要件が異なるため、個別に確認いたします。
必要に応じて、smartroundを活用した株主総会・取締役会の運営についてもお手伝いしています。smartroundを利用すると、株主情報、保有株式、議決権数などを確認しながら株主総会の準備を進めることができ、招集通知の送付状況、株主による開封状況、委任状や同意書の回答状況、保有株式数を踏まえた決議状況、関係資料や議事録その他の法務書類を一つのシステム上で管理しやすくなります。
株主数が増えた会社や、普通株式のほかに種類株式を発行している会社では、招集対象者、議決権数、書類の送付・回収状況の確認が複雑になりやすいため、株主情報と株主総会関係書類を一元的に管理できることには実務上の利点があります。
当事務所では、smartroundに登録された株主情報等を確認しながら、招集通知、議案説明資料、委任状、同意書、議事録等の準備をサポートしています。招集通知や関係書類を、会社において書面やメール等により送付していただく方法にも対応しています。
smartroundのご利用には、株式会社スマートラウンドとの契約が別途必要です。
当事務所のスタートアップ支援やsmartroundの活用について、株式会社スマートラウンドの導入事例としてご紹介いただいています。記事では、株主総会の招集通知や委任状の管理、株主情報や法務書類の一元管理、スタートアップと司法書士との情報共有など、実際の活用方法をお話ししています。
smartroundに情報を集約し、効率的にスタートアップのバックオフィスをサポート（株式会社スマートラウンド）
ご希望に応じて、株主総会・取締役会の開催当日における会社法手続についてもサポートしています。事前に議事の進行案や決議事項を確認し、当日は決議内容や議事録作成に必要となる事項を確認します。
会場設営、受付業務、司会進行等を当然に含むものではありません。具体的な支援内容は、株主数、開催方法、決議内容等を踏まえて個別に確認いたします。
開催後は、決議内容に応じて、株主総会議事録、取締役会議事録、種類株主総会議事録、取締役決定書、就任承諾書、株主リスト、みなし決議に関する提案書・同意書・議事録その他、登記申請に必要となる書類を作成します。
登記が必要となる決議については、必要書類の作成から登記申請まで対応いたします。登記を必要としない決議についても、将来の資金調達、デュー・デリジェンス、IPO準備等を見据え、必要な議事録や関係書類の整備をお手伝いします。
会社が実現したい内容と希望日程をお伺いし、定款、登記事項証明書、株主名簿、既存の投資契約書等を確認します。
株主総会、取締役会、種類株主総会、取締役の決定、みなし決議など、必要となる手続を確認します。
招集通知の発送日、開催日、効力発生日、払込期日、登記申請日等を整理します。
招集通知、議案説明資料、委任状、同意書、議事録等を作成します。
会社において機関決議を行っていただきます。ご希望に応じて、開催当日の会社法手続についてもサポートします。
決議内容を確認して議事録その他の書類を整備し、必要となる登記申請を行います。
資金調達を受ける企業にとって、株主総会や取締役会の議事録、株主名簿、定款、登記記録などの法務書類を継続して整備することは重要です。これらの書類が整理されていれば、投資家やVCも会社の意思決定や株主構成を確認しやすくなり、その後の資金調達やデュー・デリジェンスにも対応しやすくなります。
一方で、事業の立ち上げや成長に取り組む企業にとって、会社法手続や書類管理は少なからず負担となります。当事務所は、登記を軸に、スケジューリングから招集手続、議事録その他の法務書類の整備までお手伝いすることで、投資家やVCが安心して企業を支援でき、企業が本業に取り組みやすい環境づくりに寄与したいと考えています。
株主総会・取締役会運営支援の料金は、株主数、決議事項、開催方法、種類株主総会の有無、作成書類、登記申請の内容等によって異なります。ご依頼前に、加算条件を含む費用の見通しをご案内し、ご了承をいただいてから着手します。
株主総会や取締役会の準備は、決議予定日の直前ではなく、決議内容や希望日程が決まった段階でご相談いただくと、手続を整理しやすくなります。
役員変更、資金調達、ストックオプション、種類株式、組織再編その他の会社法手続をご予定の場合は、お気軽にお問い合わせください。
執筆・監修
金光 康太（かなみつ こうた）
司法書士（司法書士法人LSO 代表社員）
大阪・梅田の司法書士。スタートアップ・ベンチャー企業の資金調達、種類株式、ストックオプション、M&A・組織再編、IPO準備に伴う商業登記を中心に取り扱っています。U30堺市起業家輩出プログラムSIPメンター（2024年度・2025年度）。
