株主名簿はコピー・写真撮影できる？閲覧・謄写請求と会社の対応

1．株主名簿の閲覧・謄写とは？会社法125条の条文

株主名簿の閲覧・謄写の請求とは、株主や会社の債権者が、会社に備え置かれた株主名簿を見たり、写したりすることを会社に求める権利です。

株主名簿には、株主の氏名・名称と住所、持株数、株式を取得した日などが記載されます（会社法121条）。会社はこの名簿を本店に備え置き、株主と債権者はその閲覧・謄写を請求できます。まずは条文を確認してみましょう。

条文の「閲覧」と「謄写」は、次のように区別されます。

条文から読み取れる請求の要件は、次の3つです。

請求の理由の書き方について、東京地方裁判所の商事部（民事第8部）が公表している「株主名簿の閲覧謄写の仮処分」の記載例・留意事項（裁判所に仮処分を申し立てる人向けの解説資料）は、会社が閲覧・謄写の目的を認識できる程度に具体的に示す必要があると解されている、としています。理由の例として挙げられているのは、少数株主権を行使するために賛同する株主を集める目的、委任状を勧誘する目的、公開買付けの勧誘の目的、株式を買い集めるために他の株主を把握する目的などです。

株主名簿の閲覧・謄写の請求のほかに株主が持つ権利の種類と、権利ごとの行使の要件は、株主の権利とは？種類一覧と行使の要件で整理しています。

会社法が閲覧・謄写の請求を認めている会社の書類は株主名簿だけではありません。書類ごとの請求できる人や条件の違いは、株主・債権者に開示すべき会社書類一覧で一覧にしています。

3．会社が名簿の写しを作って渡す義務はある？122条との違い

株主名簿の閲覧・謄写の請求（会社法125条）では、会社が名簿全体の写しを作って渡す義務は定められていません。ただし、株主が自分についての記載事項を書面でもらう請求は、会社法122条が別に定めています。

「写しをもらえるか」は、条文ごとに定め方が違います。次の表で、定款・株主名簿・自分の記載事項の3つを並べて比べます。

※表の「－」は、その条文に定めがないことを示します。122条は株券発行会社には適用されません（同条4項）。

『実務問答会社法』も、会社法が「謄写」（125条2項など）と「謄本又は抄本の交付」（31条2項2号、442条3項2号など）をはっきり使い分けていることから、株主が費用を負担するかどうかにかかわらず、株主名簿の謄本の交付は請求できないと解されるとしています。

一方、『中小企業の株式実務』は、会社にコピーを渡す義務はないとしたうえで、相当の費用を受け取ってコピーを渡す取扱いも考えられる、としています。株主に交付を請求する権利はないものの、会社が任意にコピーを渡すことはできる、という整理になります。

電子データで管理している株主名簿の場合

株主名簿をExcelなどの電子データで作っている会社では、データに記録された事項を「法務省令で定める方法」で表示したものが、閲覧・謄写の対象です（会社法125条2項2号）。その方法は、会社法施行規則226条6号により、紙面または映像面（パソコンの画面など）に表示する方法とされています。定款のように電子データでの提供を請求できるとする定め（会社法31条2項4号）は、125条にはありません。『実務問答会社法』も、少なくとも現行法の解釈としては、株主が電子データそのものの写しの提供を求めることは株主の権利として認められず、会社は応じる必要はないと解されるとしています。

ただし、株主に請求する権利がないことと、会社が任意に応じられるかどうかは別の問題です。法務省は、会社法などの閲覧等の規定について、請求する人が電子メールの送付やオンライン会議などのデジタル的な方法を希望している場合に、その方法で対応することを禁じているものではないと解される、との考え方を示しています。対象の資料の内容や会社の対応体制などに照らして問題がなければ、デジタル的な方法での対応を検討するよう呼びかけています（法務省「会社法等の規定による閲覧等の方法について」）。

株主名簿には、ほかの株主の氏名や住所が載っています。当事務所では、電子データで渡す場合も、請求の理由と送付先、受け取った後の取扱いを確認しておくようお伝えすることがあります。

自分の記載事項の書面（会社法122条）

株券を発行していない会社の株主は、会社に対し、株主名簿のうち自分についての記載事項を記載した書面の交付、または記録した電子データの提供を請求できます（会社法122条1項）。書面には代表取締役が署名または記名押印します（同条2項）。名簿全体ではなく、請求した株主本人の分に限られる制度です。

5．請求を受けた会社の対応｜早見表と手順

株主名簿について株主などから求められることは、会社法125条の閲覧・謄写の範囲に入るものと、入らないものに分かれます。どちらに当たるかを確認すると、対応を決めやすくなります。

求められた内容ごとに、会社の対応の考え方を並べると次のようになります。

※1 宮崎地裁の事案では、請求が株主総会の開始直前だったことも考慮されています。

実際に請求を受けたときは、次の順で確認していくと整理しやすくなります。手順は対応の例で、会社の状況によってはほかの確認が必要になることもあります。

1. 請求者と請求の理由の確認

   請求者が株主または債権者か、請求の理由が示されているかを確認します。理由が125条3項の4つの場合に当たるかどうかの判断は、この確認とは分けて行います。

2. 対象となる株主名簿の特定

   書面の名簿か電子データの名簿か、本店に備え置いている最新の名簿はどれかを確認します。

3. 閲覧の日時・場所と謄写の方法の調整

   営業時間内の日時と、閲覧に使う場所を決めます。『実務問答会社法』は、謄写のための設備は部屋や机・椅子（電子データの名簿ならそれを表示するディスプレイ）があれば足りると解することも十分に合理的としています。撮影などの方法を希望されたときは、名簿以外の書類が写り込まないようにするなど、具体的な進め方を話し合って調整します。

4. 対応の経過の記録

   請求を受けた日、請求の理由、閲覧させた名簿、実施した謄写の方法、応じなかった部分があればその理由などを記録しておきます。

7．よくあるご質問

株主名簿の閲覧・謄写について、会社は手数料を受け取れますか？

会社法125条には、費用についての定めがありません。定款の謄本の交付（会社法31条2項ただし書）のように、会社が定めた費用の支払いを請求の条件とする規定は置かれていません。

会社の債権者から請求された場合も、株主と同じ扱いですか？

会社法125条2項は、株主と債権者を同じように請求できる人として定めており、拒める場合（同条3項）も「請求者」として共通です。いずれの場合も、請求の理由を明らかにする必要があります。

親会社の株主から、子会社の株主名簿を見せてほしいと言われたら？

親会社の株主などは、その権利を行使するため必要があるときに、裁判所の許可を得て、子会社の株主名簿の閲覧・謄写を請求できます（会社法125条4項）。裁判所の許可がない請求は、この規定による請求には当たりません。