商業登記規則102条2項について｜条文をたどって分かりやすく読む

102条2項は、1項とあわせて読み、5つのかたまりに分けると意味が分かる

商業登記規則102条は、オンライン申請の方法を定めた条文です。1項は申請書の中身（申請書情報）の送り方、2項は添付書類（添付書面情報）の送り方を定めています。2項には「申請人等」「前項に規定する措置」という、1項を読まないと意味が分からない言葉が出てくるので、1項から続けて読み、そのうえで2項を5つのかたまりに分けて、分かりやすく言い換えます。

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1項の言葉が、2項で使われている

要するに冒頭の「前条第一項第一号の規定により登記の申請をする」は、オンラインで登記を申請するという意味です。「前条」は101条のことで、101条1項1号が、登記の申請をオンライン（電子情報処理組織を使用する方法）でできると定めています。そのうえで1項は、オンラインで申請するときは、申請人等（会社・代表者・代理人）が、申請書の中身（申請書情報）に「36条3項に規定する措置」をして送る、と定めています。措置の中身は、このあと「『前項に規定する措置』は、36条3項の電子署名のこと」で見ていきます。

1項でマーカーを引いた言葉のうち、「申請人等」と「第三十六条第三項に規定する措置」の2つが、2項でも使われます。続けて2項を読むと、①と④に出てきます。色と番号は、2項を5つのかたまりに分けたものです。

1項の言葉と、2項での書き方を並べると、次のとおりです。2項だけを読んでも意味が分からないのは、このためです。

2項を5つのかたまりに分けて、言い換えると

最初に見た2項の色と番号が、5つのかたまりです。それぞれを分かりやすく言い換えると、次のとおりです。

ここで押さえておきたいのは、送る人（①の申請人等）と、電子署名をする人（④の作成者）が、条文上は別々に決められているという点です。会社の代表者が自分で作った書類を自分で送るときは同じ人になりますが、司法書士が代理して申請する場合、送るのは司法書士でも、添付書類に電子署名をするのは、その書類の作成者です。

2項には、ほかの条文を見ないと意味が分からない表現があります。このあと、①〜⑤を1つずつ、同じ番号を付けた見出しで説明します。

• ①：「『申請人等』は、オンラインで申請する会社・代表者・代理人のこと」
• ②：「『添付すべき書面』には、押印が不要な書類も含まれる」
• ③：「『当該書面に代わるべき情報』は、PDFなどの電子データのこと」
• ④：「『前項に規定する措置』は、36条3項の電子署名のこと」
• ⑤：「紙で出すこともでき、その場合は紙の書類のルールに従う」

②「添付すべき書面」には、押印が不要な書類も含まれる

②は、電子データにして送る書類の範囲を決めている部分です。

紙なら押印が不要な書類も、電子データで送るなら電子署名が要る

②は「添付すべき書面」とだけ書いていて、押印が必要な書面かどうかで区別していません。そのため、紙で作るなら押印がいらない書類も、電子データで送るなら作成者の電子署名が必要です。

紙で作る場合の押印の要否は、商業登記で押印が不要な書類・必要な書類で一覧にしています。

④「前項に規定する措置」は、36条3項の電子署名のこと

102条2項でいちばん分かりにくいのは、「前項に規定する措置」です。何をするのかが書かれていないので、条文を2回たどります。

102条1項でこの措置をするのは、申請書情報を送る申請人等です。102条2項は、同じ措置（電子署名）を、添付書類の作成者がするよう求めています。措置の中身は借りてきても、措置をする人は入れ替わっている点に注意します。

なお、36条3項は、もともと書面で申請するときに電子データを記録した媒体（CD-Rなど）を添付する場合の規定です。102条1項がこの措置を借りてきているので、オンライン申請でも同じ電子署名が求められます。

「作成者」の電子署名が求められるのは、誰が作成したかを示すため

電子署名法は、電子署名を、その情報が署名をした人によって作成されたものであることを示し、改変されていないかを確かめられる措置と定めています（電子署名及び認証業務に関する法律2条1項）。紙の書類に作成者が署名や押印をするのと同じように、電子データでは、作成者が電子署名をすることで「誰が作成したか」が示されます。102条2項が「その作成者」の電子署名を求めているのは、このためです。

「作成者」は、ファイルを作った人ではなく、書類を作成する権限のある人

ここでいう「作成者」は、WordやPDFのファイルを作った（入力した）人のことではありません。法務省は、添付書面情報には作成者の電子署名が必要で、作成者は作成する権限のある者でなければならないとし、たとえば取締役会議事録では、署名すべき出席取締役などが作成者に当たると案内しています（法務省「商業・法人登記のオンライン申請について」）。

商業登記法の解説書も、添付する電子データに記録する電子署名は作成権限のある作成者のものでなければならないとし、たとえば取締役会議事録では、出席した取締役と監査役が作成者に当たると説明しています（神﨑満治郎・金子登志雄・鈴木龍介編著『論点解説 商業登記法コンメンタール』（金融財政事情研究会、2017年）63頁）。

そのため、会社の担当者や代理人の司法書士が議事録のファイルを用意しても、その人の電子署名で、出席取締役などの電子署名に代えることはできません。

申請代理人の電子署名で、作成者の電子署名に代えることはできない

「102条2項は、1項とあわせて読み、5つのかたまりに分けると意味が分かる」で見たとおり、送る人（申請人等）と電子署名をする人（作成者）は、条文上は別々に決められています。代理人の司法書士が電子署名をするのは申請書情報で（102条1項）、申請を代理しているというだけで、添付書類の作成者に代わって電子署名をすることはできません。ただし、定款作成の代理人として電子定款を作成する場合のように、書類そのものを作成する権限を委任されたときは、代理人がその書類の作成者として電子署名をします（法務省「電子公証制度の概要について（Q＆A）」Q18）。押印した紙をスキャンしたPDFも、作成者の電子署名がなければ添付書面情報になりません。法務局の記載例では、たとえば次の人が電子署名をするとされています。

④のカッコ書きの意味

一緒に送る電子証明書（102条5項）

電子署名だけでなく、電子署名をした人を確かめるための電子証明書も、一緒に送らなければなりません（102条5項）。使える電子証明書は、書類によって違います。

なお、電子署名であれば、どの電子証明書でも使えるわけではありません。法務省は、書類の種類や作成者の区分（添付書面に市町村長の作成した印鑑証明書が必要とされている場合など）によって、使える電子証明書が違うと案内し、「第3 電子証明書の取得」に一覧を載せています（法務省「商業・法人登記のオンライン申請について」）。

司法書士として実際に確認しているポイント

当事務所が、オンラインで商業登記を申請するときに、102条2項との関係で確認していることです。

登記に添付するすべての書類に、作成者の電子署名が付いているか

添付書類も電子データで送る完全オンライン申請で進めるときは、登記に添付するすべての書類について、作成者の電子署名が付いているかを確認し、付いていなければ作成者に電子署名をお願いしています。紙で作るなら押印がいらない書類（株主リストなど）も含みます。電子定款のように、作成の段階で必要な電子署名が付いている電子文書は、その電子データを添付します（法務省「商業・法人登記のオンライン申請について」）。

電子署名をしているのが、その書類を作成する権限のある人か

議事録などのファイルを会社の担当者や当事務所が用意しても、電子署名をするのは、その書類の作成者です。取締役会議事録なら出席した取締役と監査役の全員、就任承諾書なら就任する本人というように、書類ごとに電子署名をすべき人の分がそろっているかを確認します（「『前項に規定する措置』は、36条3項の電子署名のこと」の表）。

電子署名に使った電子証明書が、その書類に使えるものか

電子署名が付いていても、どの電子証明書でもよいわけではありません。書類の種類や作成者の区分によって使える電子証明書が違うため（102条5項、「『前項に規定する措置』は、36条3項の電子署名のこと」）、法務省の案内の「第3 電子証明書の取得」の一覧で、その書類に使える電子証明書かを確認します（法務省「商業・法人登記のオンライン申請について」）。

紙で出す書類に、押印と印鑑証明書がそろっているか

電子署名を用意できない場合、紙で作った書類は、紙で提出・送付します。紙で出す書類には紙の書類のルールがそのまま当てはまるので、押印が必要な書類は押印したもの（必要なら印鑑証明書も）を出します（「紙で出すこともでき、その場合は紙の書類のルールに従う」）。また、紙で出す書類は、押印が不要な書類でも、登記の内容とご意思の確認のために押印をお願いすることがあります。ご了承ください（商業登記で押印が不要な書類・必要な書類）。

まとめ

1. 102条2項は、添付書類の電子データに作成者の電子署名を求める規定オンラインで申請するときに、添付書類を電子データで送るなら、その書類の作成者（書類を作成する権限のある人）の電子署名を付けて送ります。押印の要否は関係ありません。
2. 「申請人等」の意味は102条1項に、「前項に規定する措置」の意味は36条3項に書かれている「申請人等」は会社・代表者・代理人のこと、「前項に規定する措置」は電子署名のことです。送る人と電子署名をする人は、同じとは限りません。
3. ただし書で、紙の書類で出す方法も残っている電子署名を用意できない場合、紙で作った書類は、紙のまま法務局に持参・郵送できます。紙で出す書類は、押印が必要なら押印したものを出します。